Conseils rapport

Ce document présente les règles à respecter pour la composition des différents rapports produits au cours de vos stages  ; il peut aussi servir à la rédaction des rapports que vous avez à remettre durant votre scolarité, notamment pour les projets réalisés. Nous présentons des généralités concernant la présentation des rapports, un exemple de plan indicatif, des exemples de ce qu'il ne faut pas faire ...

Ce document se veut indicatif, tout n'est pas à respecter à la lettre. Cependant certaines règles sont des règles d'or lors de la rédaction d'un rapport. Certaines choses vous paraîtrons donc plus qu'évidentes, tant mieux ! Mais en général "ça va sans dire, mais ça va mieux en le disant".

Vous trouverez aussi une partie spécifique destinée au rapport intermédiaire qui vous sera demandé au cours de votre mémoire de troisième année.

Conseils et règles à respecter dans l'écriture des rapports

Un rapport, vous le savez, est évalué selon deux critères principaux : la forme et le fond. Il faut que vous appreniez un certain nombre de règles de présentation afin de vous assurer la validité de la forme, si vous voulez que le lecteur s'intéresse au fond. Nous commençons donc par quelques conseils de présentation générale.

Quant au contenu, un rapport doit permettre au lecteur de se faire une opinion personnelle sur la validité du travail effectué et des conclusions auxquelles l'élève est parvenu.

C'est pourquoi il doit être bref, précis, structuré, de présentation claire et dégager ce qui est original de ce qui ne l'est pas. Prenez du recul sur votre travail ! L'intérêt n'est pas de nous donner tous les noms de fonctions programmées, le fonctionnement de chaque écran de saisie, ... mais plutôt de souligner les spécificités du langage utilisé, les problèmes et les solutions que vous avez apporté compte-tenu des moyens mis à votre disposition. Les programmes et les captures d'écrans servent alors à illustrer votre propos.

Nous proposons donc un plan (indicatif) et quelques conseils quant au contenu des différentes parties proposées.

Enfin, n'oubliez pas, pour ce qui en sont déjà au mémoire final, que votre rapport n'est pas uniquement destiné à un jury : il pourra vous servir également dans votre carrière en démontrant vos qualités d'ingénieur, vos compétences techniques et en mettant en valeur votre expérience professionnelle.

Présentation générale

La rédaction doit être très soignée. La précision et la clarté des propositions, la correction grammaticale, le style sont des éléments importants.

Il est toujours indispensable de reprendre entièrement la première rédaction du texte afin d'en éliminer les redites, regrouper les idées, et sacrifier l'accessoire à l'essentiel.

Ce travail de rédaction permettra de juger les qualités indispensables à tout ingénieur : le sens critique, la clarté et la concision.

Voici quelques ( !) points à vérifier pendant et à la fin de la rédaction de votre rapport :

  • un entête et/ou un pied de page sont les bienvenus. Ils doivent contenir une information essentielle : le numéro de page. Vous pouvez aussi y ajouter des informations comme le nom de l'entreprise, votre nom, le sujet de stage, la confidentialité, .... ;
  • justifiez votre texte ; 
  • ne changez pas de police de caractère (une police très classique est de rigueur : Times New Roman, Geneva, ... de taille 12 par exemple) ;
  • alignez les énumérations ; 
  • aérez votre texte, laissez des marges suffisante pour votre reliure et pour d'éventuelles annotations des lecteurs ; 
  • passez le correcteur orthographique, si possible faites relire votre document ;
  • une phrase possède un verbe ! les phrases elliptiques ou incomplètes sont à éviter. D'autre part, une phrase commence par une majuscule et fini par un point. Pensez à faire des phrases courtes ;
  • vérifiez la numérotation (On ne passe pas de la partie 2.1 à 2.3 sans avoir la 2.2, les numéros sont les mêmes dans la table des matières et dans le corps du rapport), utilisez une numérotation homogène (si vous définissez une partie A dans le chapitre 1, ne définissez pas de partie 3 dans le chapitre 2) ;
  • numérotez et légendez vos figures. Si vous placez une figure dans votre rapport, vous êtes censés y faire référence (pensez d'ailleurs à vérifier que vos références correspondent bien à la bonne figure). 
  • respectez les conventions typographiques (où placer les espaces, les majuscules, ...) ;
  • tous les sigles doivent être définis lors de leur première utilisation. Seules les abréviations d'usage courant peuvent être utilisées ;
  • évitez les mots étrangers dont il existe des synonymes français. Evitez aussi les formules familières, le jargon technique, ... ;
  • vérifiez que vos saut de page "tombent" bien, que vos pages sont équilibrées, ... ;

Composition du rapport

Avant le rapport proprement dit ...

  1. Page de titre (un exemple est fourni en annexe) ;
  2. Pour un rapport de stage : page de remerciements indiquant clairement dans quelles conditions le travail a été effectué (établissement, laboratoire, directeur du laboratoire, directeur du mémoire, autres auteurs du rapport, partie originale personnelle, etc.) ;
  3. Pour un rapport de stage : résumé. Il doit, en 2 pages maximum, contenir les indications suivantes :
      • Objet et limite du travail présenté ;
      • méthodes choisies ;
      • apports techniques compte tenu de l'état antérieur ;
      • résultats obtenus et développement ultérieurs possibles ;
      • applications dans l'entreprise ;
  4. Table des matières :
    • les pages précédemment citées ne sont pas référencées dans la table des matières, surtout si elles sont placées avant ;
    • évitez de référencer la table des matières ! ;
    • une table des matières doit bien sûr détailler la composition de votre rapport mais aussi indiquer les pages ;
    • il est plus que conseillé de paginer aussi les annexes, et d'en détailler la composition, surtout lorsque celles-ci sont volumineuses.

Le rapport !

Le contenu ci-dessous n'est qu'une trame qui doit être adaptée selon le mémoire considéré.

1) Introduction

Présentez brièvement votre stage (entreprise, cadre, sujet, ...) et pensez à annoncer l'articulation de votre rapport. Le lecteur doit savoir où il va, pressentir vos problèmes.

L'introduction doit donner envie au lecteur de lire votre rapport, soyez original !

2) Objet du stage

2.1) Présentation très sommaire de l'entreprise et du service où s'est déroulé le mémoire : maximum cinq page. Insistez surtout sur votre cadre de travail : l'organisation de votre équipe, vos moyens techniques, ...

2.2) Présentation du travail à réaliser

2.2.1) Présentation du problème à résoudre. A ce niveau là vous devez être très clair sur le contenu du travail demandé. Le lecteur doit maintenant savoir ce que vous devez faire, les techniques qui doivent être mises en oeuvre. Ne noyez pas votre travail dans celui de l'équipe ; on a souvent du mal à savoir ce que vous avez réellement fait !

2.2.2) Utilité du stage pour l'entreprise.

2.2.3) Limites du sujet et problèmes connexes qui ne seront pas traités.

3) Travail réalisé

Il ne s'agit pas ici, comme cela a déjà été évoqué d'énumérer toutes les petites tâches que vous avez effectuées, cela est fastidieux pour vous, pour le lecteur, et n'a pas un grand intérêt. Essayez plutôt de distinguer les grandes phases du travail, d'en dégager pour chacune d'elles les problèmes rencontrés (techniques et humains), les solutions apportées, ...

Dans la description de ce travail seront éventuellement précisés :

  • la démarche théorique utilisée pour aborder le problème, ou tester les hypothèses, ou créer un concept nouveau, et la justification de son opportunité parmi les autres démarches possibles ; 
  • la méthode d'analyse des données collectées, ou moyens mis en oeuvre dans la recherche technologique ;
  • les difficultés méthodologiques rencontrées ;
  • les résultats obtenus.

4) Conclusion

La conclusion doit en particulier préciser :

  • les principaux résultats obtenus et leur utilité ;
  • les applications possibles dans l'entreprise ;
  • l'état d'avancement du travail ;
  • les prolongements prévisibles de l'étude.

 Il est aussi important de présenter les apports sur un plan personnel de ce stage

Après le rapport proprement dit ...

  1.  Pour un rapport de stage dans un domaine assez pointu : principales sources bibliographiques

    La bibliographie doit être complète et correctement définie (des indications sur la définition d'une bibliographie sont données en annexe).

  2. Annexes (facultatives)

    Doivent être mis en annexe les algorithmes, les programmes, les feuilles de données, les états de sorties, les modes d'emploi, les brochures de maintenance, les jeux d'essais, les exemples, les documents provenant de l'entreprise (plaquettes de présentation, ...), etc...

Exemples de ce que n'est pas un rapport

  • un journal décrivant l'évolution mensuelle des travaux effectués ;
  • une énumération de données techniques ;
  • une plaquette de présentation d'un logiciel ;
  • une plaquette de présentation de l'entreprise ;
  • un simple énoncé des résultats du travail ;
  • un mode d'emploi d'un logiciel.

Si vous devez faire un  rapport préliminaire

Ce rapport a pour but de définir de façon très concise le contenu du travail demandé, son intérêt et ses limites. Il se veut court : 5 pages ! Ce rapport vous est demandé afin que nous puissions mieux suivre votre travail, vous aider à progresser correctement, à gérer des problèmes techniques ou administratif, et vous inciter à faire un bilan intermédiaire.

  1. Titre du mémoire : rechercher un titre bref (éventuellement complété d'un sous-titre), centré sur un ou deux mots-clefs, caractérisant le principal domaine scientifique ou technique du mémoire. (Se rapporter à l'exemple de page de titre proposé en annexe).
  2. Encadrement et environnement
    • directeur du mémoire
    • localisation du bureau (téléphone) du directeur du mémoire et du stagiaire
    • description de l'organisme d'accueil, du service d'accueil et de la situation du second dans le premier.
    • personnes et organismes appelés à intervenir, contrats, moyens (langages informatiques, bureautique, etc.).
  3. Travail demandé (présentation du sujet)
    • échéancier des travaux avec les dates absolues ;
    • répartition du travail entre les élèves s'il s'agit d'un groupe.
  4. Intérêt du mémoire
    • état des techniques sur le sujet au début du stage.
    • apport attendu du travail pour l'entreprise (création de concepts, de méthodologie, d'outils scientifiques ou techniques, résultats, applications, étude exploratoire...).
    • disciplines concernées.
    • intérêt par rapport à la formation que vous avez reçu à l'école et par rapport aux métiers d'ingénieur en informatique et télécommunications.
  5. Premier bilan
    • état d'avancement des travaux, respect de l'échéancier?
    • problèmes rencontrés, ...
  6. Bibliographie (facultative)
  7. Annexes (facultatives)
    • documents fournis par la société,
    • documents, programmes réalisés, ...
    • etc.

Bibliographie

Si vous effectuez un stage dans un domaine technique très pointu, la première partie de votre travail consiste à vous initier au domaine. Pour une première approche, vous aurez souvent recours à des ouvrages, des articles de recherche, des rapports techniques. Ces sources d'informations doivent être citées dans votre rapport. Les références peuvent être précisées comme suit :

    • [NomDesAuteursEnMajuscules ANNEEindice], l'indice ne servant que pour différencier les références multiples à même auteur pour une même année ;
    • noms et initiales des prénoms (en majuscules) du ou des auteurs ;
    • titre de la publication :
      • + pour les publications dans des revues : titre du périodique, nom du périodique, tome, numéro du fascicule, année, mois, pages initiale et finale de l'article ;
      • + pour les ouvrages : nom de l'éditeur, ville, tome, numéro de l'édition, année, nombre de pages.

Exemple : [Dupont Dupond 91a] DUPONT M. et DUPOND P., Tri pair-impair. Congrès XXX 91, Paris, juin 1991.

Les références qui figurent dans le texte doivent impérativement être des références de la bibliographie.

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Nom de l'école et de la spécialité

 

 

 

 

 

Titre du rapport

Sous-titre

 

Auteur (s)

 

 

 

 

Entreprise d'accueil

Date de stage

Modifié le 1 août 2014